Zoekveld

Digitale informatiestromen

Als wijkteammedewerker moet je bij de uitvoering van taken  zorgen dat de gegevens goed worden geregistreerd. Hoe zit het in jouw wijkteam met de verwerking van gegevens in computersystemen? Is er een verdeling in front- en backoffice? En zo ja is de taakverdeling tussen front- en backoffice duidelijk?

De meeste gemeenten en uitvoerende organisatie die met wijkteams werken hebben hiervoor een werkproces ingericht. Daarbij gaat het primair om het contact met inwoners, de vraagverheldering, het plan van aanpak en de regie daarop. Tegelijkertijd is het belangrijk dat essentiële gegevens worden verzameld en geregistreerd en dat deze informatie in een dossier wordt vastgelegd. Het gaat erom dat deze informatiestromen goed geregeld zijn. De gegevens omvatten:

  • de NAW-gegevens, informatie van de inwoner, de ondersteunings- of zorgvraag
  • de geboden ondersteuning
  • de contracten met aanbieders, de ondersteuning en zorg die zij leveren en de financiering daarvan.

De gemeente heeft deze gegevens nodig, om ervoor te kunnen zorgen dat ze de gevraagde ondersteuning goed kunnen regelen.

Faciliteren met ICT

Het ICT-systeem moet zo zijn toegerust dat het wijkteam op locatie noodzakelijke informatie, zoals de zorgaanbieders die ingekocht zijn door de gemeente, uit gemeentelijke systemen kan halen. Daarnaast wisselen zorgverleners, met toestemming van de inwoner, digitaal informatie uit over de uitvoering van het hulpverleningsplan. Lees hier meer over bij het onderwerp Gegevens uitwisselen.

Voor het registreren van gegevens gebruiken wijkteams uiteenlopende ICT-programma’s. Stichting Vraagwijzer stelde een programma van eisen op voor ICT en selecteerde na onderzoek vier applicaties die goed bruikbaar zijn voor registratie in sociale wijkteams. De gemeenten of de stichting wijkteams kiezen zelf welk systeem ze gebruiken.

Wijkteams moeten goed gefaciliteerd worden met hun ICT-systeem. Voorkomen moet worden dat medewerkers (te) veel tijd kwijt zijn aan registratie en in verschillende systemen gegevens moeten bijhouden. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Kennisinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) ondersteunen gemeenten met het programma Informatievoorziening Sociaal Domein.

Administratieve afhandeling

Wijkteams verschillen in de wijze waarop het werk is georganiseerd en taken zijn verdeeld, Sommige wijkteams hebben een front en een backoffice, anderen voeren deze taken geïntegreerd uit. Belangrijk is dat voor medewerkers en cliënten duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. De medewerker van het wijkteam is veelal verantwoordelijk voor de registratie en het aanleveren van gegevens voor de beschikking en voor de zorgtoewijzing voor aanbieders. In de wijkteams waar gewerkt wordt met een backoffice zorgt deze voor de administratieve afhandeling naar de inwoner, de aanbieder, de Sociale Verzekeringsbank (PGB) en het Centraal Administratie Kantoor (eigen bijdrage). Belangrijk is dat deze taakverdeling voor iedereen duidelijk is.